La gestion électronique de documents au cœur de votre organisation
Les nouvelles lois et obligations permettent désormais aux organisations de conserver leurs documents sous forme électronique. Et si vous mettiez la gestion électronique de documents au cœur de votre organisation ?
GED, GEIDE, qu’est-ce-que c’est ?
Le terme Gestion Electronique de Documents (GED) est devenu « officiellement » la Gestion Electronique de l’Information et des Documents de votre Entreprise (GEIDE). Cependant l’expression GED est encore très répandue !
A quoi servent la GED et la GEIDE ?
La Gestion Electronique de Documents va vous permettre de réduire votre volume d’archives. En effet les documents ne doivent plus forcément être conservés sous leur forme papier.
D’autre part les processus d’archivage et de recherche de l’information vont être optimisés et cela génère donc une réduction de coût.
Enfin votre information est accessible en temps réel.
Qu’est-ce-que cela apporte à l’organisation ?
Tout d’abord la GED va apporter une fonction de dématérialisation et d’archivage. Cette fonction va regrouper 3 actions-clés :
- L’acquisition numérique : le document va être converti au format numérique par un périphérique d’acquisition (scanner, appareil photo…)
- La conservation ou le stockage des documents : le document transformé en version numérique sera intégré dans l’espace de stockage
- L’indexation : chaque document sera étiqueté de manière automatique ou manuelle pour pouvoir le rechercher plus tard
C’est ainsi que naturellement les systèmes de GED vont également permettre la recherche et la restitution de l’information.
- Les documents physiques tels que le courrier, les bulletins de paye, les factures d’achat/vente…
- Les documents numériques sur lesquels vous travaillez déjà au quotidien : les emails, les documents Microsoft Word, Excel ou encore PDF, éventuellement les fichiers images et bien d’autres formats…
Cas d’usage
Désormais nous rencontrons des cas d’usage dans tous les secteurs d’activité : secteur privé ou public, industrie, commerce, éducation et bien d’autres.
Principalement, la GED va apporter une organisation des données et de l’information par la mise en place de méthodologie de classement, la collecte et la constitution de dossiers.
Elle va également permettre le partage de l’information entre les différents utilisateurs et départements de l’organisation.
La traçabilité, imposée par certaines normes ISO notamment, facilitera le suivi et l’historique des modifications. Qui a fait quoi ? Quand ? Revenir à une ancienne version du document ?
Des passerelles avec vos logiciels métier sont souvent réalisables, permettant d’intégrer la GED au plus proche de votre métier.
Et vous ? Quand est-ce-que vous mettez en place la gestion électronique de documents au cœur de votre organisation ?
N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir plus d’informations sur notre solution de GED.